Lavorare nel mondo degli eventi, come fare?

Lavorare nel mondo degli eventi, come fare?

Lavorare nel mondo degli eventi,
come fare?

Ecco cosa sapere su come diventare un Organizzatore eventi e cosa richiedono le aziende che operano in questo settore.

L’Event Management è un settore molto affascinante e dinamico, ogni progetto è una sfida diversa, molto stimolante e ricco di soddisfazioni, anche economiche non c’è che dire.

Ma questo lavoro è davvero impegnativo sotto tutti i punti di vista, di sicuro la creatività così come le doti comunicative sono le fondamenta necessarie per poter ingranare al meglio ma non sono sufficienti. Per organizzare un evento è richiesto impegno, formazione e anche una certa predisposizione naturale. Cerchiamo allora di comprendere quali sono le caratteristiche necessarie per poter creare un evento e diventare veri e propri registi nella sua realizzazione.

 

Saper Ascoltare

Cosa? E che razza di suggerimento è ? Può sembrare scontato eppure saper ascoltare di questi tempi non è affatto semplice.  E’ una vera abilità, non facile da possedere e saper sfruttare al meglio ma che se si applica nel modo giusto permette di comprendere quali sono i veri obiettivi da raggiungere. Molto spesso partiamo subito in quarta, sicuri delle nostre conoscenze e delle precedenti esperienze maturate ma, come accennato all’inizio, ogni progetto è una sfida diversa che cambia di volta in volta a seconda dell’ambiente, del tema che trattiamo, dei servizi, delle norme e dei visitatori che verranno.

Saper ascoltare vuol dire capire le reali esigenze del nostro cliente e realizzare un evento significa conoscere il nostro target e ragionare come lui. Dobbiamo creare una vera e propria relazione, ascoltare i suoi bisogni, capire le sue aspettative, proporgli soluzioni che lo soddisfino e che lo accontentino (nei limiti del possibile ovviamente e senza mai alterare la location scelta), dobbiamo in un certo modo comprendere lui cosa si aspetta da questo evento e possiamo riuscirci solo ascoltando per davvero raccogliendo tutte le informazioni necessarie.

Un organizzatore di eventi è soprattutto un bravo comunicatore, e un bravo comunicatore è una persona che ascolta.

 

Sviluppare e mantenere una buona rete di relazioni

Altro elemento fondamentale è la capacità di riuscire a sviluppare e mantenere una buona rete di relazioni con i nostri Stakeholder, ovvero tutti i soggetti, pubblici e privati, potenzialmente interessati agli eventi che organizzeremo (i clienti, i fornitori, i finanziatori, i collaboratori, i dipendenti ma anche i gruppi di interesse locali o gruppi di interesse esterni come i residenti di aree limitrofe e le istituzioni statali relative all’amministrazione locale).

Un Event Manager deve tessere astutamente la sua ragnatela, deve comprendere chi coinvolgere nelle sue iniziative, fare costantemente delle ricerche per conoscere bene l’ambiente dove opererà, instaurare relazioni con tutti mantenendo sempre vivi i contatti perché lui sarà il punto di riferimento e dovrà quindi ricoprire un ruolo di regia fondamentale per la riuscita del progetto.

Per riuscire a sviluppare la sua rete con efficacia bisogna prima di tutto avere una predisposizione naturale a voler semplicemente socializzare. E’ una skill che non deve pesare ma nasce in modo del tutto spontaneo. Quando siamo curiosi, quando ci interessiamo, quando vogliamo saperne di più sulla persona che abbiamo di fronte, rivolgiamo al 100% le nostre attenzioni e la nostra voglia di comunicare con lui, e l’interlocutore avverte tutto questo, lo sente anche se non ci conosce, cercando di fare altrettanto se l’argomento è di stimolo per lui.

Quindi essere spontanei e aperti al colloquio sono altri elementi che rafforzano il nostro lavoro ma per riuscire anche a mantenere una buona rete è necessario organizzare e dirigere al meglio il nostro lavoro. Mantenere vuol dire tener acceso costantemente il legame con i nostri Stakeholder: Quando portiamo a termine un progetto con successo vuol dire che il Team e i fornitori hanno operato nel modo giusto e che i visitatori erano soddisfatti e appagati dell’esperienza vissuta. Tutto questo si tramuta in punti a nostro favore che avvalorano sempre di più il nostro operato. Sono in pratica la testimonianza vivente dei risultati ottenuti ed è quindi necessario mantenere un rapporto con loro. Ad esempio se determinate risorse sono state fondamentali per la buona riuscita di quell’evento potrebbero tornarci utili per futuri progetti o come ponte per individuare altre risorse o clienti. Creare un rapporto di fiducia continuativo con fornitori organizzando periodicamente degli appuntamenti con ciascuno di loro per favorire la stipula di accordi che prevedano sconti per la fornitura dei servizi o dei prodotti pensati su misura. Se facciamo invece riferimento agli ospiti che abbiamo avuto, un feedback con loro è utile sia per comprendere cosa sia andato bene e cosa invece è ancora da migliorare, e sia perché dimostrano il raggiungimento o meno del nostro obiettivo attraverso una serie di recensioni che raccontano le loro esperienze e il loro punto di vista.

Tutto questo è possibile solo sviluppando e mantenendo una rete. Enunciamo quindi quali sono i punti chiave necessari:

  • Essere aperti, spontanei e curiosi
  • Ampliare le nostre conoscenze e mantener vivo il rapporto con loro
  • Individuare e instaurare un legame duraturo con tutti i soggetti che avvalorano il nostro operato
  • Far esprimere il meglio da parte di tutte le nostre risorse sviluppando una rete e non una piramide di relazioni con loro. Bisogna dirigere ma non comandare, creare una sinergia dove ogni ruolo diventa fondamentale perchè proprio tale sinergia porterà al risultato sperato.

 

Avere una solida preparazione

L’organizzatore di eventi non deve solo possedere il carattere giusto ma anche la preparazione giusta !

E’ una professione fuori dall’ordinario, che apprende tanto direttamente sul campo ma che necessita di un percorso formativo preciso e sempre aggiornato. Bisogna infatti possedere un solido bagaglio culturale che mantenga sempre ampi i propri orizzonti ma soprattutto che gli permetta di sapersi adattare alle situazioni più svariate. Ad esempio è necessario conoscere l’area normativa relativa al mondo di quel determinato evento, rispettando le regole previste ed evitando sanzioni che in certi casi possono danneggiare non solo da un punto di vista economico ma anche reputazionale.

Bisogna saper pianificare nel dettaglio attraverso la definizione di un piano di azione e conoscere ogni singolo aspetto da dover considerare durante l’intera durata dell’evento. L’esperienza ci aiuterà sicuramente ma è necessario anche una costante e continua formazione professionale.
Una volta ideato dobbiamo saper comunicare il nostro progetto utilizzando sia le strategie di marketing tradizionali sia quelle più moderne: dall’inserzione pubblicitaria sul giornale cartaceo alla comunicazione programmata e continuativa sui social network, passando per le campagne telefoniche.

Inoltre dobbiamo studiare come riuscire a reperire i fondi necessari per portare a termine la gestione dell’evento, quindi conoscere le spese che si dovranno affrontare, saper ideare un prospetto economico dettagliato che analizzi entrate e uscite durante l’intero periodo di interesse e ovviamente essere sempre sul pezzo riguardo la partecipazione ai bandi pubblici promossi da enti locali, regionali, nazionali o europei, così come ai bandi indetti dai privati.

Un organizzatore di eventi con queste caratteristiche è una figura completa in grado di poter affrontare al meglio qualsiasi progetto raggiungendo l’obiettivo programmato e puntando a massimizzare i ricavi minimizzando i costi, quello di cui le aziende necessitano e ricercano di continuo.

Elenchiamo quindi le competenze di un event manager:

  • Marketing & communication – le fondamenta relative al Marketing strategico e operativo, l’intero universo di promozione e comunicazione digital così come le tecniche di comunicazione e vendita diretta
  • Problem solving – analizzare, affrontare e risolvere positivamente situazioni problematiche, ma soprattutto in tempi rapidi
  • Capacità di analisi, gestione del rischio, gestione delle risorse e ottimizzazione del budget
  • Conoscenza di lingue stranire – soprattutto nel settore turistico e per chi opera in Italia e all’estero è fondamentale conoscere una o più lingue straniere
  • Competenze e interessi culturali specifici – Poichè non esistono norme o leggi che regolano la professione di Organizzatore Eventi, non sono richiesti titoli di studio, abilitazioni, iscrizioni ad albi o periodi minimi di pratica professionale obbligatori. Però è sicuramente utile avere competenze e interesse relative al settore culturale in cui si opera  come lo sport, la letteratura, il teatro, la danza, la musica

Tutte queste competenze si acquisiscono mediante una formazione specifica e tanta passione. E’ risaputo che gli event manager laureati oppure in possesso di attestati formativi rispondono meglio alle esigenze lavorative da parte delle aziende rispetto a quelli senza titoli. Negli ultimi tempi sono state realizzate molte iniziative sul management eventi, tra cui corsi di laurea e master, ma salvo settori specifici è sufficiente prepararsi attraverso un corso di specializzazione in Event Management che formi la figura a gestire al meglio e al massimo livello professionale un evento.

Per saperne di più su come diventare un professionista in organizzazione eventi o avviare un’ attività in tale ambito sono aperte le iscrizioni al corso in Event manager di TSS, un percorso formativo pratico e sviluppato in maniera tale da ottenere tutte le competenze specifiche richieste nel mercato del lavoro. Il mondo degli eventi ti aspetta !

Corso Event manager

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